Digipro France
Gestion Electronique des Documents (GED)
Faites le choix d’une solution collaborative innovante de gestion documentaire
La solution GED OpenBee s’adapte aux habitudes de travail de votre entreprise, vous permettant ainsi de concrétiser votre transformation digitale en toute simplicité et de passer d’une gestion manuelle et papier à une gestion moderne et automatisée.
Cette solution logicielle de gestion documentaire vous propose une plateforme modulaire et intuitive qui simplifie la capture, la recherche, la validation, la sécurité et la conservation légale de vos documents.
Avec OpenBee, fluidifiez vos processus, améliorez votre productivité et gagnez un temps précieux !
la ged
Ses principales fonctionnalités
Capture
Intégrez tous types de documents (papier, email, MS Office, ERP, …)
Classement automatique
Automatisez et homogénéisez le classement de vos documents pour faciliter leur recherche
Factures fournisseurs / clients
Gérez simplement le traitement, le rapprochement et l’intégration comptable de vos factures
Workflow
Accélérez et simplifiez vos circuits de validation
Coffre-fort numérique
Conservez durablement vos documents dans le respect du cadre légal (fiche de paye, documents confidentiels, …)
Mobilité
Accédez à vos documents à tout moment dés lors que vous avez une connexion internet
Signature électronique
Utilisez la signature électronique conformes au règlement eIDAS
Cycle de vie
Paramétrez les durées de conservation et libérez de l’espace. Dites adieu au contenu périmé !
Notes de frais
Simplifiez la gestion des dépenses professionnelles en automatisant la saisie, la validation et l’archivage des justificatifs, tout en assurant leur conformité
Une solution agile
Quelques exemples d’usages
Dématerialisation documentaire
LES GRANDES ETAPES
1/ Extraction des documents
Par un glisser-déposer du document ou au travers de connecteurs avec vos outils métiers ou une boîte mail.
2/ Classement / Indexation
Le document est automatiquement classé dans la bonne arborescence.
Il est ensuite indéxé avec des métadonnées pour faciliter sa recherche.
3/ Stockage sécurisé
Solution 100% cloud hébergé en France.
Protection contre les pertes avec une gestion des droits d’accés des utilisateurs.
4/ Recherche et consultation
Recherche simple et rapide grace à un moteur de recherche.
Le document peut être consulté, annoté, commenté.
5/ Cycle de validation
Faites valider vos documents au travers d’un workflow.
Utilisez la signature électronique pour gagner du temps.
6/ Archivage
Une fois le document traité, il est archivé selon les règles de conversation légales.
liberez le potentiel de vos documents
Et si vous passiez le cap de la démat ?
CENTRALISEZ L'INFORMATION
La GED permet de réduire l’encombrement physique des archives papier en numérisant et stockant les documents de manière sécurisée, libérant ainsi de l’espace de bureau.
GAIN DE TEMPS & EFFICACITé
L’accès instantané aux documents numériques simplifie la gestion et la recherche d’informations, réduisant les délais de traitement et augmentant la productivité des collaborateurs.
securisez vos données
Les systèmes GED garantissent une sécurité accrue en protégeant les documents avec des niveaux d’accès définis, des sauvegardes automatiques et des protections contre la perte de données.
Améliorez la collaboration
Contrôlez votre emprunte environnementale via les outils dédiés. Adieu les erreurs d’impression qui servent de brouillon.
Conformité et tracabilité
La GED assure le respect des normes légales et réglementaires en matière de gestion documentaire, tout en offrant une traçabilité complète des actions effectuées sur chaque document.
liberez le potentiel de vos documents
Et si vous passiez le cap de la démat ?
CENTRALISEZ L'INFORMATION
Terminé l’éparpillement des données et les dossiers mal rangés. Les documents sont classés automatiquement en suivant vos règles de nommage et de classement.
GAGNEZ EN efficacité
Accédez à vos documents n’importe ou et n’importe quand. Votre bureau devient nomade et ultra sécurisé.
securisez vos données
Faites le choix d’une GED sécurisée avec un hébergement Français, des sauvegardes automatiques et une gestion fine des droits d’accès.
Améliorez la collaboration
La GED facilite le partage et la gestion collaborative des documents, même à distance, permettant à plusieurs utilisateurs d’accéder, modifier, commenter et signer en temps réel.
Conformité et tracabilité
La GED assure le respect des normes légales et réglementaires en matière de gestion documentaire, tout en offrant une traçabilité complète des actions effectuées sur chaque document.
La facturation électronique, c’est maintenant !
À partir de 2026, la facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Celles-ci devront transmettre leurs factures clients et recevoir celles de leurs fournisseurs au format électronique, via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Ces PDP occupent une place centrale dans ce nouveau dispositif, en assurant la conformité réglementaire, la sécurité des données et l’interopérabilité des échanges.
Bonne nouvelle : Open Bee fait partie des plateformes de dématérialisation partenaires officiellement agréées par l’administration fiscale !
OpenBee, une plateforme intégrée à vos applications métiers
(Liste non exhaustive)
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146 route de la poste,
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04 80 42 35 88
Du lundi au vendredi : 9h / 12h - 14h / 17h00
Tout comprendre sur la réforme de la facture électronique
A partir du 1er juillet 2024 vous devrez être en mesure d’accepter la réception de factures électronique de la part de vos fournisseurs.
Entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026 vous devrez être capable d’émettre des factures électroniques dans l’un des formats rendu obligatoire par la réforme et de les transmettre soit via la plateforme publique du ministère de l’économie soit via une plateforme privée agréée par ce ministère. Vous devrez également être en mesure d’informer l’administration fiscale du cycle de vie de la facture (dépôt, rejet, paiement, encaissement). Enfin, vous devrez également archiver vos factures et les éléments de traçabilité.
Une « vraie » facture électronique n’est pas une simple facture au format PDF ! Il s’agit d’une facture qui respecte la norme sémantique européenne EN16931, c’est-à-dire structurée dans l’un des trois formats XML : Factur-X, UBL ou CII.
A savoir : la Factur-X possède la particularité de posséder en plus d’une partie XML, une partie PDF permettant de visualiser le document.