Digipro France

Gestion Electronique des Documents (GED)

Faites le choix d’une solution collaborative innovante de gestion documentaire

La solution GED OpenBee s’adapte aux habitudes de travail de votre entreprise, vous permettant ainsi de concrétiser votre transformation digitale en toute simplicité et de passer d’une gestion manuelle et papier à une gestion moderne et automatisée.
Cette solution logicielle de gestion documentaire vous propose une plateforme modulaire et intuitive qui simplifie la capture, la recherche, la validation, la sécurité et la conservation légale de vos documents.

Avec OpenBee, fluidifiez vos processus, améliorez votre productivité et gagnez un temps précieux !

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Ses principales fonctionnalités

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Capture

Intégrez tous types de documents (papier, email, MS Office, ERP, …)

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Gestion

Classez de façon organisée et recherchez simplement et efficacement vos documents

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Workflow

Accélérez et simplifiez vos circuits de validation

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Coffre-fort numérique

Conservez durablement vos documents dans le respect du cadre légal (fiche de paye, documents confidentiels, …)

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Mobilité

Accédez à vos documents à tout moment depuis vos périphériques mobiles

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Intégration

Intégrer la gestion de contenu à vos applications métiers (CRM, RH, Gestion commerciale, …)

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Cycle de vie

Paramétrez les durées de conservation et libérez de l’espace. Dites adieu au contenu périmé !

Une solution agile

Quelques exemples d’usages

Dématérialisez les factures de vos fournisseurs

Capturer vos factures, bénéficiez de la technologie de reconnaissance, vérifiez la pertinence des informations capturées et déclenchez automatiquement votre circuit de validation afin d’accélérer le bon à payer. Enfin, intégrez vos écritures comptables dans votre progiciel et renforcez votre conformité à la piste d’audit fiable.

Facilitez vos process et ainsi vos relations avec vos fournisseurs.

Dématérialisez vos factures clients

Distribuez vos factures de façon électronique en conformité avec la règlementation, identifiez les clients qui ont (ou pas) téléchargé vos factures, procédez aux relances. Le connecteur Portail Chorus pro vous permet une facilitation de la communication des factures vers le secteur public.

Soyez en conformité avec la réglementation Française en implémentant une signature électronique, un horodatage et une conservation de vos pièces au sein d’un composant coffre-fort numérique, certifié par l’AFNOR.

Zoom sur la réforme de la facture électronique

Digitalisez l’ensemble de vos documents RH

Conservez les documents RH de vos collaborateurs en toute sécurité et permettez-leur un accès à leurs documents depuis n’importe quel device grâce au coffre-fort numérique.

Gagnez en agilité avec les formulaires électroniques (gestion des feuilles de temps, demandes de congés, comptes rendus d’entretien d’embauche…) et ne manquez plus aucune échéance (fin de période d’essai…).

Simplifiez et partagez de façon sécurisée

Personnalisez votre plateforme, ouvrez des espaces sécurisés d’échanges, définissez les droits de chacun, publiez du contenu, assignez des tâches.

Permettez à vos collaborateurs et à vos partenaires un accès aux documents depuis leur smartphone, tablette ou poste informatique de façon sécurisée.

Créez des espaces de travail collaboratifs

Offrez une plateforme propice à l’échange d’informations, au partage d’idée et à la créativité tout en respectant la confidentialité des travaux réalisés (droits d’accès granulaires, double authentification, traçabilité des actions).

+ 87 % de taux de rétention des collaborateurs pour les entreprises ayant adopté une approche Digital Workplace.

Passez à la signature électronique

Soyez conforme aux normes européennes. Gagnez du temps et contractualisez à distance (contrats juridiques, contrats de travail, documents commerciaux…).

Sécurité et traçabilité renforcées grâce au cachet d’inviolabilité.

Dématérialisez la gestion de vos notes de frais

Débarrassez-vous enfin de vos reçus papiers et arrêtez de vous faire relancer par le service comptable ! Centralisez en un seul espace sécurisé l’ensemble de vos documents professionnels. Les notes de frais sont saisies et validées en un rien de temps.

Personnalisez vos catégories et plafonds de dépenses propres aux politiques de votre entreprise.

OpenBee, une plateforme intégrée à vos applications métiers

(Liste non exhaustive)

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Tout comprendre sur la réforme de la facture électronique

A partir du 1er juillet 2024 vous devrez être en mesure d’accepter la réception de factures électronique de la part de vos fournisseurs.

Entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026 vous devrez être capable d’émettre des factures électroniques dans l’un des formats rendu obligatoire par la réforme et de les transmettre soit via la plateforme publique du ministère de l’économie soit via une plateforme privée agréée par ce ministère. Vous devrez également être en mesure d’informer l’administration fiscale du cycle de vie de la facture (dépôt, rejet, paiement, encaissement). Enfin, vous devrez également archiver vos factures et les éléments de traçabilité.

Une « vraie » facture électronique n’est pas une simple facture au format PDF ! Il s’agit d’une facture qui respecte la norme sémantique européenne EN16931, c’est-à-dire structurée dans l’un des trois formats XML : Factur-X, UBL ou CII.

A savoir : la Factur-X possède la particularité de posséder en plus d’une partie XML, une partie PDF permettant de visualiser le document.